Prendersi cura del proprio business non significa solo avere una strategia di marketing efficace ma anche usare gli strumenti giusti, quelli che semplificano il lavoro (e la vita!) e ci permettono di essere sempre più efficienti.
Il web è pieno di applicazioni, widget e plugin che ci possono aiutare a rendere più fluido e proficuo il nostro lavoro online. La regola aurea per scegliere quelli “giusti” è di provarli per almeno un mese per capire non solo se sono proprio quelli adatti a noi ma anche se, usandoli, ci sentiamo a nostro agio.
Creare, modificare, condividere
Tra gli strumenti più utili che uso anche io, ci sono i Documenti di Google o Google Docs. Si tratta di una serie di applicazioni gratuite che puoi usare online, scaricare su computer, tablet e smartphone e che ti permettono di creare, modificare e condividere documenti ovunque ti trovi. Puoi creare documenti di testo, fogli di lavoro, presentazioni e moduli, puoi salvarli nel formato che ti è più comodo (dal .doc al .pdf, per esempio) per condividerli facilmente con tutti. I Google Docs sono inoltre compatibili con il pacchetto Microsoft Office (quindi con Word, Excel, Powerpoint, …) per cui puoi usarli per aprire tutti i tuoi documenti, modificarli e salvarli nel formato sorgente ma anche in un formato diverso. Questo significa che puoi smettere di portare in giro il computer o salvare i file su chiavette USB o memorie esterne. Per cominciare a usare i Google Docs ti basta infatti un account su Gmail.
Vantaggi
- Dimenticati di salvare, il salvataggio è automatico e non rischi mai di perdere quello su cui stai lavorando.
- Recupera le versione precedenti del tuo documento perché resta sempre disponibile una cronologia delle revisioni.
- Condividi i tuoi documenti rendendoli pubblici o scegliendo con chi e con quali permessi le altre persone potranno accedere ai tuoi file, per esempio solo visualizzare o modificare quanto hai scritto.
- Lavora insieme ad altre persone che possono suggerire modifiche e inserire commenti.
- Modifica in tempo reale i tuoi file da smartphone o dal computer anche di un amico, se necessario.
- Rendi i tuoi file disponibili offline, per lavorare comodamente anche quando non sei connessa.
Idee e spunti d’uso
Poter accedere ai propri file ovunque e da qualsiasi dispositivo (e non necessariamente dai tuoi!) rende il tuo lavoro decisamente più semplice (e leggero!). Per esempio a me è capitato di ripassare il contenuto di una presentazione per un corso durante un viaggio in tram usando il mio smartphone oppure di inviare un file a un cliente mentre ero altrove e non davanti al mio computer. In Rete al Femminile Milano utilizziamo Google Docs per condividere documenti di interesse comune (per esempio i verbali delle riunioni mensili) o per chiedere un parere alle reticelle creando sondaggi con i Moduli di Google. Ma gli utilizzi che si possono fare nel quotidiano sono davvero tantissimi.
Listino prezzi online
Se sei una imprenditrice creativa e vivi di ciò che crei e vendi, crea il tuo listino prezzi usando i fogli di lavoro di Google Docs. Non solo è un sistema pratico per averlo sempre a disposizione ma anche per condividerlo con i tuoi collaboratori se necessario o inviarlo a un cliente magari direttamente da smartphone, salvandolo in formato PDF.
Sondaggi e feedback
Usa i Moduli per creare sondaggi online e chiedere ai tuoi clienti un feedback sul prodotto o sul servizio che hanno acquistato da te. I feedback sono molto utili non solo per migliorare il tuo lavoro ma anche per capire cosa piace (o non piace) davvero alle persone e per ricevere spunti e idee.
Preventivi e fatture
Crea un documento master per esempio per i preventivi e le fatture. Inserisci il tuo logo ufficiale come in una normale carta intestata, i tuoi riferimenti e le informazioni che devi ricordarti sempre di compilare correttamente. Crea ogni volta una copia del documento master, rinominalo con i riferimenti del cliente e compila quanto necessario. Ti basta salvarlo in PDF per inviarlo.
Curriculum vitae
Crea il tuo CV su un documento in Google Docs per poterlo aggiornare facilmente mantenendo in cronologia le revisioni, salvarlo e inviarlo quando serve, nel formato che preferisci.
Brochure
Crea una brochure di presentazione del tuo lavoro, dei prodotti e servizi che proponi, utilizzando uno dei layout proposti in presentazione. Puoi crearne uno personalizzato o decidere di usare uno di quelli esistenti con la libertà di modificare comunque colori e font. Puoi condividerla quando necessario oppure stamparla se te ne serve una copia cartacea.
Cristiana Stradella
Mi chiamo Cristiana Stradella, mi occupo di comunicazione online per imprese piene di passione e talento, che sognano in grande e che sentono di aver bisogno di aiuto per raccontare e valorizzare online quello che le rende uniche e speciali.
Sono vice leader di Rete al Femminile Milano, il network delle imprenditrici e libere professioniste italiane.
Scrivo su C+B di marketing online per piccoli business.
Sito web: cristianastradella.com
