Come organizzare il tuo tempo al meglio

Come organizzare il tuo tempo al meglio

una mano che tiene una vecchia sveglia analogica
Photo by Tristan Gassert on Unsplash

L’estate sta volgendo al termine e tutte noi, con il rientro dalle vacanze, cominciamo a ritornare a quello stile di vita frenetico che a giugno ci eravamo ripromesse di non riprendere più, quello in cui il tempo non basta mai, il timore di dimenticare un appuntamento è dietro l’angolo e ci sembra sempre di rimandare quello che vorremmo fare davvero.

Credo che lavorare in proprio sia una scelta dettata anche dalla voglia di vivere meglio.
Quale modo migliore che sentirsi soddisfatte di come stiamo gestendo il nostro tempo?

Sentire di avere il controllo del proprio tempo ci permette di vivere più serene, sia nel nostro tempo lavoro sia nella conciliazione con la vita personale e, soprattutto, ci permette di goderci la vita e di apprezzarne ogni momento.

Se so che ho fatto tutto quel che dovevo, riesco a bandire le preoccupazioni del domani, riuscendo a godermi il tempo libero molto più intensamente, senza passare tutta la camminata in montagna pensando a quello che ancora ho da fare una volta rientrata! 😉

 

Ti dico subito che lamentarsi non basta, è inutile star lì a dire che non hai tempo per fare tutto, l’unico modo che hai per migliorare la tua gestione del tempo è affrontare il problema: ragiona, prova nuove tecniche e testa strumenti diversi dal solito.

Solo così potrai arrivare a organizzarti al meglio, perchè ognuno ha il suo modus operandi e quel che va bene per te non è detto che vada bene anche per me, è una cosa troppo personale perché la stessa ricetta vada per tutte.

Rifletti su chi sei e cosa vuoi raggiungere

Coach, psicologhe e professioniste della relazione d’aiuto lo possono spiegare meglio di me: la consapevolezza di chi siamo e dove vogliamo andare è il motore di ogni azione positiva, è quella che ci permette di sentirci centrate, soddisfatte di quello che facciamo e dei motivi che ci sono alla base.

Questa consapevolezza è il primo aiuto fondamentale che devi cercare per migliorare la tua gestione del tempo: perché ti permette di capire quali sono i grandi obiettivi che vuoi raggiungere, quelli ai quali, quando ci dedichi del tempo, ti fanno stare meglio nel senso più profondo del termine.

Solo così potrai applicare due principi cardine della gestione del tempo: dichiarare i tuoi obiettivi e minimizzare le indecisioni.

Dichiara i tuoi obiettivi

Che sia l’obiettivo di una vita o il compito che ti sei imposta di terminare entro l’ora di pranzo poco importa: dichiarare la meta aumenta la probabilità di raggiungerla.

Puoi dirli ad alta voce, scriverli nero su bianco (io spesso faccio entrambe), comunicarli a un amico o pubblicarli sui tuoi canali di comunicazione.

La forma dipenderà dal tipo di obiettivo ma in ogni caso il risultato benefico sarà lo stesso: ti sentirai più determinata a portarlo a termine, anche se sei stanca perché hai dormito poco o un imprevisto ti costringe a rimandare di qualche ora.

Io ad esempio l’ho fatto in 4 modi diversi:

  1. ho messo nero su bianco sul mio blog gli obiettivi che mi hanno spinta a mettermi in proprio;
  2. settimanalmente condivido con il mio compagno i compiti di casa che dobbiamo portare a termine;
  3. ogni 2-3 giorni mi scrivo le cose che devo fare in ordine di importanza, quanto tempo richiedono e quando penso di farle;
  4. ogni mattina mi dico ad alta voce la cosa più importante che devo fare quel giorno: stamattina mi sono detta che oggi avrei scritto questo post, sono le 11 di mattina e sono già a buon punto, evviva!

Elimina l’indecisione

Ti assicuro che dichiarare i tuoi obiettivi ti darà una scarica di energia positiva quando li porterai a termine ma soprattutto ti permetterà di ridurre al minimo i momenti di indecisione.

Sì, perché l’indecisione è il nostro peggior nemico nella gestione del tempo: ogni decisione mancata è tempo perso, letteralmente buttato via a rimuginare (lo faccio o non lo faccio? accetto o mi ribello? vado o non vado?) senza alcuna garanzia che, a pensarci e ripensarci, tu riesca ad arrivare ad una decisione migliore.

Perciò bando alle ciance e buttati: a ogni domanda difficile pensa a quali sono i tuoi obiettivi e decidi in base a quelli. E fallo subito, ragiona ma non cincischiare: commettiamo tutti degli errori, è parte della vita perciò scegli e vai avanti, e prendi spunto dagli errori per migliorarti.

E impara a dire di no a tutto ciò che non è nelle tue corde: se non abbiamo abbastanza tempo per fare tutto ciò che vorremmo meglio decidere e scegliere il prima possibile cosa tenere e cosa buttare.

Ascolta il tuo corpo

Spesso ci dimentichiamo del nostro corpo, troppo prese da pensieri e preoccupazioni.

In realtà il benessere fisico è molto importante per non perdere tempo, perché ogni malessere fisico si riflette sulla nostra capacità di concentrazione e di efficacia dei lavori svolti.

Se sono stanca faccio più fatica, se sono irrequieta inizio a far ballare una gamba, con il risultato che mi stresso ancora di più.
In questi casi ho imparato a fermarmi e ad ascoltarmi; così facendo ho capito cosa mi fa stare meglio e quando mi metto a testa bassa a lavorare, riesco a ottenere di più in meno tempo.

Nella pratica, ricordati sempre che il tuo corpo ha bisogno di:

  • dormire bene e a sufficienza;
  • fare movimento, almeno una volta al giorno in modo intenso;
  • essere sempre idratato, soprattutto il cervello ne ha molto bisogno;
  • praticare la meditazione;
  • favorire i propri ritmi biologici.

Quest’ultimo punto si basa sul nostro ritmo circadiano che è quello che ci dice se ci sentiamo più carichi e pieni di energia la mattina dopo il risveglio o la sera, quando cala il sole.

Ascolta il tuo corpo e cerca di capire anche tu quali sono i momenti migliori della giornata così ci potrai piazzare i tuoi clienti più difficili, o i compiti che ti riescono più gravosi, e viceversa, riuscire comunque a combinare piccole cose anche quando ti senti senza forze.

Meglio una psicologa che riceve alle 8 di sera ma è talmente cotta da non ascoltare i suoi pazienti o una che si impone di ricevere i casi più complessi solo la mattina perché è quando dà il meglio di sé? Sicuramente la seconda, quindi cerca, tutte le volte che è possibile, di venirti incontro e di favorirti scegliendo il momento migliore per te.

Impara a concentrarti

Al giorno d’oggi siamo circondati da distrazioni, il re delle quali è il nostro smartphone (sì, proprio quello da cui probabilmente mi stai leggendo ora), a un punto tale che non sappiamo più come si faccia a concentrarsi; o forse ce lo ricordiamo dal tempo delle scuole ma ci viene molto difficile ed è una gran fatica.

Il fatto è che la concentrazione è uno dei segreti per usare al meglio il proprio tempo perché ci permette di fare le stesse cose meglio e in meno tempo.

Perciò impara a combattere tutte le distrazioni:

  1. libera lo spazio in cui lavori da oggetti, rumori e colori distraenti favorendo invece la vista del cielo dalla finestra (la profondità di campo riposa l’occhio nelle pause di lavoro e fa respirare la mente);
  2. investi in strumenti quotidiani di buona qualità, oliati alla perfezione eviteranno che si inceppino ogni due per tre: meno distrazioni e zero perdite di tempo;
  3. abbassa la suoneria del telefono, meglio ancora se la togli, e ripulisci da tutte le notifiche push: altrimenti il rischio è che nel momento in cui lo prendi per fare una chiamata, sia subita distratta dall’icona dei messaggi non letti su Whatsapp;
  4. ogni volta che puoi, allontana fisicamente da te il tuo smartphone (nascondilo in borsa, mettilo in un’altra stanza, lascialo in macchina), soprattutto se – come me – hai l’abitudine di averlo sempre appresso. Eviterai così che a una micro-distrazione si accompagni il tuo guardare il telefono e perderti per almeno mezz’ora, distogliere l’attenzione da quel che stai facendo per poi faticare ancora di più a ritrovarla in seguito (con in aggiunta l’ansia che il tempo è volato e tu non hai combinato nulla).

Limita il multitasking

Se anche fosse vero che noi donne siamo portate a fare più cose contemporaneamente questo non vuol dire che sia la cosa migliore da fare, tutto il contrario.

Fare due attività in contemporanea ti stanca mentalmente molto più che a farle una di seguito all’altra, perché il tuo cervello deve gestire anche il coordinamento simultaneo.

Se proprio non puoi fare a meno, limita il multitasking all’abbinamento di compiti manuali automatici (lavare i piatti, fare una passeggiata, ecc.) a compiti intellettivi (telefonare, dettare un post, guardare un video-corso); io ad esempio quando devo fare telefonate lunghe mi metto a stirare. Alla fine sono più stanca che ad averle fatte in modo sequenziale ma non di molto e, quel che più conta, riesco a fare bene entrambe.

E con questo ho finito: come ti dicevo all’inizio gli strumenti a tua disposizione sono tantissimi, cartacei e digitali, al punto tale che non avrebbe senso elencarli qui.
Naviga nel web alla ricerca di quelli che ti ispirano di più, perché devi scegliere quelli che funzionano per te (e non quelli più in voga in questo momento).
Dopo che ti sei fatta un’idea del panorama decidi da dove iniziare i tuoi test con un avvertenza: prova uno strumento alla volta e vedi se si inserisce bene nella tua quotidianità. Se funziona benissimo, potra più avanti valutare l’aggiunta di un’altra app, in caso contrario non demordere e prova qualcosa di diverso: è un percorso lungo ma ti porterà grandissime soddisfazioni, te lo assicuro!

E se hai bisogno sono qui, scrivici e saremo felici di aiutarti 🙂

Chi sono: Chiara Magnani

Lavoro come controller e analista dati dal 2004 ed ho imparato a trasformare idee e sogni in obiettivi chiari e sintetici, attraverso un’attenta pianificazione strategica. Uso i dati per capire la rotta intrapresa e le correzioni da apportare.

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