Per il secondo anno consecutivo la Rete al Femminile di Biella ha deciso di partecipare alla manifestazione Città per le Donne, promosso dalla Provincia di Biella e organizzato dalla Consigliera delle Pari Opportunità Carlotta Grisorio. La manifestazione prevede una serie di eventi dedicati alle donne e per le donne per festeggiare l’8 marzo.
Dell’evento dello scorso anno ne abbiamo parlato in quest’articolo mentre qui, la nostra Redazione, ha deciso di raccontarti i retroscena dell’organizzazione di quello di quest’anno, indicandoti punto per punto tutto quello a cui abbiamo pensato per costruirlo e anche qualcosa a cui non abbiamo pensato.
Il calendario
All’inizio dell’anno mettiamo a calendario tutti i nostri incontri, avere in agenda tutti gli appuntamenti dell’associazione ci permette di organizzare al meglio gli interventi e la formazione interna.
Ma per organizzare un evento al femminile aperto al pubblico ci vuole una marcia in più, durante l’anno ci sono due mesi che tradizionalmente sono dedicati alle donne:
- marzo dove cade la Giornata Internazionale della Donna, l’8 marzo appunto;
- novembre che è il mese dedicato alla lotta contro la violenza sulle donne: il 25 ricorre la Giornata mondiale contro la violenza sulle donne.
Noi della Rete di Biella abbiamo scelto marzo per due motivi:
- il primo per rientrare nella manifestazione sopra citata e far sentire la nostra voce unica nella grande ricchezza dell’associazionismo femminile biellese;
- il secondo perché a novembre viene organizzato l’evento Nazionale della Rete.
La progettazione dell’evento
Una volta scelta la data, che quest’anno cade il 12 marzo, l’altro grande tema da affrontare è la progettazione della serata: è la parte più divertente perché escono un sacco di idee nuove e di confronti arricchenti.
Ognuna di noi durante l’anno, per lavoro o per piacere, interviene in una serie di manifestazioni da cui si può prendere spunto è tutto un chiacchiericcio di ‘Io ho visto…’, ‘Io sono stata…’, ‘A me è piaciuto questo…’ il contributo di ognuna diventa fondamentale ma arriva poi il momento di prendere una direzione.
Rispetto allo scorso anno volevamo un evento completamente diverso che fosse o di aiuto o d’ispirazione.
Dopo la fase iniziale di brainstorming abbiamo raccolto tutte le idee che c’erano sul tavolo e iniziato a scremare. Abbiamo poi ristretto il cerchio a tre tipologie di eventi con accezione più o meno business oriented e alla fine abbiamo messo ai voti tra le partecipanti alla riunione le scelte.
La tipologia di evento che ha raccolto più voti è stata l’incontro con un personaggio femminile che serva, raccontando la sua storia, d’ispirazione al pubblico in sala (femminile e non) sia in ambito professionale sia in ambito personale.
Il nostro obiettivo come Rete al Femminile, invitando un personaggio di spicco, è quello di far conoscere la nostra Associazione a un pubblico più trasversale ed eterogeneo per diventare sempre più un riferimento sui temi legati alle donne che lavorano in proprio.
La scelta dell’ospite
L’idea geniale di fare una serata con un’ospite femminile di rilievo si è subito raffreddata alla domanda: ‘Sì, ma chi invitiamo?’
[pausa da quattro quarti]
A questo punto abbiamo chiesto “l’aiuto da casa” che per noi Reticelle è lanciare un SOS sul gruppo chiuso di Facebook che è il luogo digitale in cui ci si incontra e ci si scambiano le informazioni con maggiore frequenza e velocità.
Ci sono arrivate parecchie suggestioni e alla fine abbiamo trovato il nome che avesse tutti i requisiti richiesti:
- non fosse del territorio
- fosse una donna con una storia potente
- conoscesse qualcuno della Rete
e piano piano il nome si è scritto da solo: Gioia Di Biagio. In un batter d’occhio il tam tam della Rete si è messo in azione e Gioia ci ha contattato dicendo di essere contenta di venire a raccontare la sua storia anche a Biella.
La scaletta della serata
Una volta definito l’ospite ci siamo immaginate la serata e, a dire la verità, nel momento in cui leggerete questo articolo non è detto che sia stata stilata la versione definitiva. Perché quando si organizza un evento fino all’ultimo le cose possono cambiare e modificarsi. *
La serata che stiamo progettando prevede un’apertura istituzionale dove la Rete di Biella si presenta e un breve intervento della Consigliera delle Pari Opportunità. Sarà poi Gioia a narrare la sua storia attraverso un’intervista aperta, un dialogo con il pubblico, la proiezione di video e la lettura di brani tratti dal suo libro.
Insomma un percorso in cui si capisce quanto possa essere concreto e quotidiano il concetto di resilienza.
Quando si organizza un evento è importante visualizzare la serata e mettere in scaletta i tempi dei diversi relatori, dei video, delle letture e cercare di calcolare i tempi di arrivo e delle domande del pubblico. Mettersi nei panni di chi verrà alla manifestazione è un buon esercizio per modulare una serata tagliata su misura di colui che ascolta.
La definizione della location
La Rete Femminile di Biella, dalla sua nascita, trova ospitalità presso il SellaLab, questa cornice ci permette di nobilitare tutte le nostre attività. Per questa occasione ci hanno concesso l’uso della Sala Convegni: una sala ad aula unica, ampia, dotata di tutte le tecnologie che ci possono servire per un evento di questo tipo.
Fare un sopralluogo è sempre importante per rendersi conto della tipologia di sale e quanto questa potrà condizionare l’evento. Le architetture hanno un’anima e possono essere veramente molto caratterizzanti del tono di voce di un evento, ad esempio, se la sala è più piccola e raccolta non si sentirà l’esigenza di avere un microfono per gli speakers e anche l’evento stesso prenderà un altro taglio meno istituzionale e più informale.
Rendersi conto degli spazi e visualizzare i percorsi da dove le persone entreranno permette di posizionare la comunicazione nei punti strategici e intercettare le interessate all’iscrizione alla Rete o semplicemente coloro che vogliono prendere informazioni sulla nostra Associazione.
Al primo sopralluogo è fondamentale farne seguire un secondo, quello delle prove tecniche vere e proprie, dove si controllano i materiali:
- funzionano i video?
- i microfoni sono ad archetto o a gelato?
- sarà presente un tecnico in sala o dovremo fare noi?
E tutte le domande del caso. Bisogna sempre prevedere che durante gli eventi s’inciampa nell’imprevisto: cioè l’unica cosa che non avevamo pensato. Una delle cose che s’impara è che alla fine andrà tutto bene.
La strategia di comunicazione
Dulcis in fundo la comunicazione: puoi aver organizzato l’evento più superipergalattico dell’universo ma se non lo hai comunicato non verrà nessuno.
Ovviamente è importante in questa fase chiedere il contributo di tutte le Reticelle, se tutte le iscritte partecipano nel comunicare l’evento parlandone ai propri conoscenti o inserendolo nella loro strategia digitale metà della fatica nel diffonderlo è fatta: il passaparola sul nostro territorio funziona sempre. Non è detto che tutte le Reti siano uguali, infatti la comunicazione bisogna tararla in modo puntuale sul territorio in cui si vive.
La Rete di Biella ha la fortuna di avere un gruppo di comunicazione fatto da professioniste del settore e quindi riesce in modo autonomo e molto veloce ad affrontare il forte impegno richiesto in questo ambito.
Oltre al passaparola delle Reticelle noi abbiamo usato come volano per la comunicazione sia gli strumenti ufficiali della manifestazione Città per le Donne, sia quella della sede che ci ospita.
Il gruppo comunicazione della Rete al Femminile di Biella ha presidiato in modo puntuale la pagina Facebook, nella quale abbiamo creato un evento: abbiamo costruito un piano editoriale e dei post dedicati, a breve inizieremo con le sponsorizzazioni. L’evento è stato condiviso sul gruppo delle leader sensibilizzando le leader delle territoriali limitrofe a parteciparvi.
Le testate locali sono state informate dell’evento tramite un comunicato stampa e alcune locandine sono state distribuite alle Reticelle per esporle nelle loro sedi di lavoro.
Fin qui tutte le cose a cui abbiamo pensato. Una cosa alla quale non abbiamo pensato è il Corona Virus.
Che dire, speriamo di riuscire a riorganizzarlo più avanti!
Photo by Ambitious Creative Co. – Rick Barrett on Unsplash
