Eccoci arrivate al capitolo finale della saga “Il tuo evento online: come evitare errori e lasciare il segno“, il webinar organizzato da Rete al Femminile di Biella lo scorso 11 marzo.
Nei cinque articoli precedenti abbiamo scoperto i trucchi per bucare lo schermo, con i consigli delle nostre relatrici su promozione, presenza scenica, voce, sfondo, inquadratura, luci, slide e privacy.
Cosa ne dici adesso di sbirciare un po’ dietro le quinte?
Un evento online è un po’ come uno spettacolo teatrale: tra l’idea e la messa in scena c’è un gran lavoro di regia.
La fase di progettazione è fondamentale ed è necessario tenere in considerazione alcuni aspetti. Vediamoli insieme!
Partiremo dalla sceneggiatura (pianificazione), prepareremo l’allestimento (impostazioni della piattaforma) e coordineremo gli attori in scena con il pubblico in sala (moderazione del live).
Attenzione. Una volta alzato il sipario non si torna indietro!
Sceneggiatura: come pianificare un evento online
Solo perché è online, non significa che la sua organizzazione possa essere più sbrigativa di quella di un evento in presenza. Il compito, forse, è addirittura più arduo: far passare attraverso un freddo monitor lo stesso calore e la stessa energia di un incontro dal vivo.
Come riuscirci? Pianificando l’evento con meticolosità.
Se vuoi regalare al pubblico un incontro fluido e piacevole serviranno: tempo, impegno e un minimo di dimestichezza con i software per webinar. Non dovrai preoccuparti di come disporre le sedie in sala, ma avrai comunque il tuo bel daffare. Cominciamo?
Ecco le prime decisioni da prendere e i primi punti da chiarire:
- scelta della piattaforma,
- ruoli e scaletta dell’evento,
- programma dei lavori.
Scegli la piattaforma in base a obiettivo e pubblico
Identifica lo strumento più adatto, riflettendo su questi due aspetti essenziali.
Se vuoi dar vita a un evento di networking, come quelli di Rete al Femminile, le piattaforme di meeting sono perfette. Noi usiamo Zoom, ma le alternative disponibili sul web sono tante.
Se, invece, vuoi vendere un prodotto o un servizio oppure se stai pensando di coinvolgere un professionista in un’amichevole “Ask Me Anything”, una Live su Facebook o Instagram potrebbe essere l’opzione più efficace.
Ora pensiamo al pubblico.
Qual è la padronanza tecnologica delle persone che assisteranno all’evento?
Sii buona, rendigliela facile! Se è un gruppo eterogeneo scegli la piattaforma che permetta alla maggior parte di vivere un’esperienza stress-free.
Come spiegano le nostre Slide Queen Elena Bobbola e Marie Louise Denti nel loro articolo sulle slide efficaci, “Il pubblico è più importante dello speaker”.
Non so tu, ma se io dovessi scervellarmi troppo per capire come stare a sentire qualcuno, probabilmente lascerei perdere in partenza (a meno che non gli voglia un gran bene).
Definisci ruoli e scaletta dell’evento
Questa è la parte più interessante e meno tecnica: qui si parla di ciccia!
Spremi le meningi e rifletti su tutti i dettagli: data, ora di inizio e durata dell’evento, numero di interventi e tempo a disposizione per ciascun relatore, ordine in cui verranno esposti i contenuti, momento finale dedicato ai saluti, all’interazione e così via.
Stabilisci chi fa cosa e quando, poi metti tutto nero su bianco. Questa scaletta sarà il tuo vademecum, da condividere con gli addetti ai lavori e non solo.
Utile prima dell’evento, per promuoverlo e far sapere al pubblico cosa aspettarsi (qui i 10 consigli di Laura Pezzutto).
È necessaria anche durante l’evento, per tenere le fila e fare in modo che tutto scorra ordinato e nel rispetto delle tempistiche prestabilite.
Programma i prossimi step
Per arrivare pronti alla fatidica data, serve coordinazione fra tutte le persone coinvolte nella gestione operativa.
Vogliamo evitare quegli imbarazzanti momenti del tipo «Ehmmm, ecco sì, un attimo» e balle di fieno che rotolano, vero?
Allora, assicurati che ciascuno abbia ben chiaro il proprio ruolo, conosca la scaletta, sappia usare la piattaforma online e rispetti le tempistiche.
Potresti innanzitutto stabilire un canale univoco di comunicazione per gli organizzatori dell’evento, così che tutti siano aggiornati e viaggino sulla stessa lunghezza d’onda. Noi abbiamo preferito usare la mail, ma un gruppo Whatsapp è più che sufficiente. Sarà preziosissimo anche durante la diretta per scambiarvi comunicazioni di servizio in tempi rapidi.
Passo numero due: segna in calendario il programma dei lavori.
Dai ai relatori una data limite per la consegna delle presentazioni, fissa un briefing per ricapitolare il programma insieme allo staff, chiarire i dubbi e definire gli ultimi dettagli. E, soprattutto, pianifica una simulazione per essere sicuri che software e connettività facciano il loro mestiere e non mandino tutto all’aria sul più bello.
Le prove non sono importanti solo dal punto di vista tecnico. Sono anche una grande opportunità per gli speaker per “scaldarsi” e allenare presenza scenica e uso della voce (seguendo i suggerimenti della nostra Tatiana Cazzaro, naturalmente!).
Allestimento: come impostare la piattaforma del meeting
Esistono diverse piattaforme per creare eventi online. Da Google Meet a GoToWebinar, Demio e altre ancora. La scelta è ampia. Noi di Rete al Femminile usiamo Zoom.
Qualsiasi sia la piattaforma che sceglierai, è importante passare in rassegna le impostazioni disponibili e aggiustare i parametri secondo necessità.
Non voglio trasformare questo articolo in un manuale d’uso, per cui mi limiterò a citare 4 funzionalità da non trascurare.
Waiting room
La festa è la tua, non vorrai mica che il divertimento cominci senza di te?
È possibile attivare una waiting room per far accomodare virtualmente i partecipanti in sala d’attesa, prima dell’inizio dello spettacolo. Sono gli attimi prima di andare in scena, quando regista, staff e attori si ritrovano per l’ultimo tocco di trucco e un abbraccio di incoraggiamento. Meglio non permettere a qualche spettatore curioso di fare capolino dietro le quinte.
Microfono
Anche la relatrice più disinvolta perderebbe il filo se nel bel mezzo del discorso si sentisse forte e chiaro un bel «Che faccio? La butto la pasta?» proveniente da dietro le spalle di qualche partecipante.
È buona prassi mettere tutti in muto, sia all’ingresso che durante l’evento. Microfono acceso solo per lз speaker. Tra poco vedremo come si possono gestire gli interventi del pubblico senza che interferiscano in maniera inopportuna con il talk.
Discorso diverso se si tratta di un evento aperto, in cui i partecipanti (solitamente in numero limitato) sono invitati a conversare liberamente. In questo caso, microfoni accesi e che cagnara sia!
Registrazione video
Se il microfono spento per chi non sta parlando è un gesto di educazione e buon senso, la questione video è un pochino più delicata. Non tutti vogliono apparire. Timidezza, sfondo inappropriato, capelli fuori posto e chi più ne ha più ne metta. Qualsiasi sia la motivazione, gli spettatori hanno il diritto di scegliere se metterci la faccia oppure no.
Attenzione! Se è prevista la registrazione video dell’evento è doveroso comunicarlo. Bettina Gallia, la nostra esperta, ha spiegato in un articolo tutto quello che serve sapere sulla privacy.
Una piccola tip per chi usa Zoom: se i partecipanti possono interagire solamente via chat (e non a voce) si può ovviare al problema della privacy impostando la registrazione su “Vista oratore“. In questo modo, verrà immortalato solo il bel faccione dellз speaker. Noi di Rete al Femminile Biella abbiamo fatto così in occasione dell’evento di marzo.
Chat
Durante molti eventi online, l’interazione fra pubblico e relatore avviene tramite chat. Lo abbiamo visto prima: talvolta concedere ai partecipanti di intervenire a voce può creare confusione. Quindi sfruttiamo questa funzionalità.
Facciamo attenzione ad attivare sia la chat pubblica che quella privata, per permettere la più ampia libertà di comunicazione.
Ed eccoci qua… Arriva il giorno dell’evento. Hai impostato tutto quanto a dovere. Avete fatto le prove. Siete pronti, scaletta alla mano. La waiting room pullula di partecipanti in attesa. Un bel respiro profondo… si va in scena!
Si va in scena: come moderare speaker e partecipanti
Per molte persone, parlare in pubblico non è una passeggiata. Dal vivo oppure online poco cambia. Anche chi è abituato a tenere talk di fronte a grandi platee prova comunque un po’ di agitazione quando si accendono i riflettori.
Il relatore è il protagonista indiscusso dell’evento. Il pubblico è lì per lui/lei.
Come possiamo aiutarlз a rilassarsi e concentrarsi solo sul suo speech. E come possiamo agevolarlo nel dialogo con i partecipanti? È qui che entra in scena il moderatore.
Il moderatore è una sorta di direttore d’orchestra: introduce i relatori, detta i tempi degli interventi, gestisce i commenti e le domande del pubblico, controlla gli aspetti tecnici e partecipa in maniera sintetica e concisa per far si che tutto si svolga ordinatamente.
Ecco 5 semplici suggerimenti per moderare al meglio un evento online
- Preparati
La presentazione dei relatori, i dati di contatto, link a siti o articoli. Prepara in anticipo tutte le informazioni che vorrai condividere durante l’evento. Così dovrai solo leggere o fare un veloce copia-incolla in chat al momento giusto.
- Svela le carte all’inizio del meeting
Fai un breve cappello introduttivo per spiegare ai partecipanti come si svolgerà l’evento, quando e in che modo potranno intervenire e se è previsto un follow-up alla fine del webinar. Sapranno cosa aspettarsi ed entreranno nel mood giusto per godersi a pieno lo spettacolo.
- Tieni sempre sotto controllo le richieste di accesso e la chat
Orecchie tese a quello che dice lз speaker, un occhio fisso sulla chat e l’altro sulle richieste di accesso al meeting. C’è sempre qualche ritardatario, non lasciarlo fuori al freddo. E cerca di rispondere prontamente a saluti o a domande non rivolte esclusivamente al relatore in scena. - Rendi partecipe l’audience e dai respiro tra un intervento e l’altro
Al «Grazie» finale di un monologo di 20 minuti o magari un’ora, la tensione si dissolve. Gestisci il momento di dialogo fra speaker e pubblico con leggerezza. Alterna domande a complimenti, dai respiro. - Lascia spazio all’improvvisazione
Non puoi prevedere tutto. Piccoli inconvenienti possono succedere, ma niente panico. Con una buona prontezza di spirito risolverai la situazione.
Cala il sipario
L’evento è finito, ora puoi rilassarti. Ce l’hai fatta: hai lasciato il segno.
Facci sapere nei commenti se i nostri consigli su promozione, presenza scenica e voce, sfondo, inquadratura, luci, slide, privacy e regia sono stati utili per organizzare il tuo prossimo webinar.
Noi di Rete al Femminile Biella non vediamo l’ora di tornare ad incontrarci di fronte a un caffè, un mojito e qualche fetta di salame (effetto riunione in orario aperitivo).
Ma siamo felici anche così. Questo lungo periodo di distanziamento ci ha permesso di conoscere e di avvicinarci alle Reticelle di tutta Italia.
Vogliamo continuare a sfruttare il grande potere degli eventi online per raggiungere più donne come noi, freelance e imprenditrici. Quindi… ci video-vediamo presto!
