Scrivere un’email: più attenzione e cura per i tuoi clienti

Scrivere un’email: più attenzione e cura per i tuoi clienti

Ci sono email e email.

Email fredde, in cui rispondi in due righe senza dare una risposta esaustiva ed email calde, che arrivano al cuore delle persone e che ti aiutano a costruire relazioni con i clienti (come dice Annamaria Anelli).

Oggi voglio aiutarti a far passare le tue email da tiepide a caldissime, per far sì che le tue comunicazioni non vengano cestinate e siano solo l’inizio di una bella avventura lavorativa.

La chiarezza fa sempre bene

Indipendentemente dal tipo di email che stai mandando – rispondere a un preventivo, chiedere una collaborazione, esprimere rammarico e così via – la chiarezza è la cosa più importante.

Puoi essere felice, arrabbiata, stanca dopo una giornata faticosa in giro per lavoro: quello che conta è fare in modo che il messaggio che devi scrivere arrivi al destinatario senza rumori o fraintendimenti.

Organizza la tua email così:

  • un oggetto (più sei precisa meglio è) – Proposta economica per il progetto “Donne che amano, donne che lavorano”
  • un contenuto, strutturato a sua volta così:

saluti iniziali: Ciao Anastasia (specifica sempre a chi stai scrivendo),

informazione principale: ti scrivo per inviarti il mio preventivo di scrittura professionale per il progetto “Donne che amano, donne che lavorano”.

dettagli, per arricchire il contenuto: Ho suddiviso il documento in diverse aree per farti capire meglio il mio metodo di lavoro e cosa ho pensato per te nello specifico.

saluti finali, specificando la risposta che ci si aspetta: Fammi sapere cosa ne pensi, se hai delle domande da farmi sono qui. Un sorriso e a presto.

firma: Silvia

Più lavori alla struttura, più il tuo cliente (o potenziale tale) potrà recepire il messaggio al meglio.

Il visual, quello anche

Un’email che funziona non è pensata solo dal punto di vista dei contenuti ma anche dal punto di vista visivo.

Oltre a recepire il messaggio, il destinatario deve poter leggere con facilità quello che hai scritto e ritrovare le informazioni chiave senza perdersi in muri di parole. Agisci così:

  •   struttura la comunicazione in paragrafi;
  •   fai respirare il contenuto con degli spazi per dare il tempo agli occhi di immagazzinare le informazioni;
  •   usa i grassetti per i concetti che non devono essere dimenticati;
  •   inserisci gli elenchi puntati se c’è qualcosa che vuoi far rimanere più impressa.

Non devi improvvisarti grafica, devi solo imparare a gestire il testo come si deve. Se hai ancora qualche dubbio, leggi il mio post sul design di un testo.

Scrivere un’email: considerazioni sparse

  •      Prenditi il tempo che serve per rispondere alle email: provarci nei due minuti prima di una call o mentre stai per entrare in banca può provocare effetti indesiderati. Ricordati che gli errori di scrittura sono pronti a saltarti addosso, per non parlare delle sensazioni sbagliate che puoi trasmettere al destinatario quando sei di fretta (poca cura del messaggio, freddezza, distacco).
  •      Personalizza il più possibile. Fai vedere che ci sei, che hai letto con calma la richiesta del cliente e che stai rispondendo prendendo in considerazione davvero le sue esigenze. Se ti scrive una ragazza chiedendoti un gioiello personalizzato perché dovrà essere la testimone di nozze della sua migliore amica, non far passare inosservata questa informazione:

“Cara Sabrina,
grazie per avermi scritto. Certo che realizzo gioielli personalizzati: chissà che bello vivere questi momenti insieme alla tua migliore amica e condividere le emozioni di un periodo così felice…”

  •      Prima di dare del tu chiedi. Che fare quando ci scrive qualcuno che ci dà del lei e noi vorremmo rispondere con il tu perché non amiamo essere troppo formali? Dopo un paio di comunicazioni, prova ad abbassare il tono chiedendo a chi c’è dall’altra parte “Possiamo darci del tu?”
  •      Non lasciare risposte in sospeso. Una delle cose che trovo più fastidiose quando si tratta di email è il silenzio quando si aspetta una risposta. Sei piena di lavoro, non stai bene, devi prenderti tempo per analizzare una situazione, stilare un preventivo: va benissimo, ma chi ci ha scritto non lo sa. Nessuna ha la pretesa che tu debba rispondere per forza nel giro di due ore (e chi ce l’ha deve smetterla con questa cattiva abitudine) ma, se sai già che non riuscirai a farlo nel breve, manda un piccolo messaggio come “Ciao Margherita, ho letto la tua email ma ho bisogno di prendermi un paio di giorni per rispondere alle tue domande in modo adeguato. Ti scrivo io giovedì in mattinata. A presto!”.
  •      Prepara dei modelli di risposta. Quando ricevi un’email non devi tutte le volte riscrivere tutto daccapo, altrimenti la fatica aumenta e rispondere diventa un’operazione più noiosa. Chiediti quali sono le email che potrebbe capitarti di scrivere più spesso (rispondere a una richiesta di preventivo, mandare un preventivo, inviare le fatture, sollecitare un pagamento, programmare una call su Skype) e prepara dei modelli che andrai a confezionare di volta in volta con informazioni più dettagliate.

Mi sembra di averti dato un bel po’ di informazioni sulla creazione di email pensate per i clienti, se vuoi approfondire ci sono questi due libri che ti consiglio di mettere subito nella lista dei desideri per Natale: “Scrivere email, costruire relazioni” di Annamaria Anelli e “Scrivere un’email. Con voce sicura, limpida, tua” di Luisa Carrada.

Per oggi è tutto: passo, chiudo e vado a rispondere alle email della mattinata 🙂

Chi sono: Silvia Sola

Silvia Sola - Scrivo per lavoro (e perché mi piace). Insegno per imparare. Ho una gruccia tatuata sul polso.

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