In breve: la perfezione non esiste.
Ogni volta che miglioriamo ci avviciniamo alla perfezione, tendiamo verso di essa, ma raggiungerla è impossibile, perché non si può smettere di migliorare e, qualunque punto successivo, non potrà essere definito “perfezione”.
“Se la perfezione esistesse conterrebbe in sé anche la qualità di permettere una crescita, un ampliamento, invece il concetto che abbiamo è di una condizione cristallizzata che, in quanto statica, non permette l’evoluzione”. Giovanna Ventura
Vale anche per l’agenda.
Puoi aver trovato la miglior versione possibile, ma sei davvero sicura che non possa trovarne una versione migliore o, ed è l’argomento di oggi, migliorare l’uso che fai di quella che hai?
Ogni agenda ha i suoi pro e contro, che non lo sono in termini assoluti di “giusto” o “sbagliato” – figuriamoci! – ma in relazione a ciò di cui tu, nella tua unicità, hai bisogno in questo periodo della vita, e non in un altro.
Come si fa a individuare e riconoscere subito eventuali “pro e contro” per imparare a valorizzare ciò che funziona per te e ricercare modelli che abbiano il minor numero di svantaggi?
Se stai cercando consigli per acquisti, non proseguire, perché non troverai marche e prodotti, oppure puoi leggere questo post di Eugenia che ha messo insieme un bell’elenco da consultare!
Se, invece, sei restia ad usarla perché pensi che non ti serva, mi auguro che tu possa cambiare idea e ti consiglio la lettura di questo post in cui ho individuato i tre principali falsi-miti sfatare.
Qui troverai un’analisi (che è più nelle mie corde) per costruirti il tuo vademecum personale e orientarti nella scelta, ma anche se la scelta l’hai già fatta (evviva!) perché potrai allenare la consapevolezza e capire ciò che può servirti davvero acquisendo buone abitudini organizzative per potenziare i pro e minimizzare i contro.
Breve guida alla scelta dell’agenda
L’agenda è la mia fedele compagna di viaggio da quando la chiamavo diario scolastico. Preziosa alleata di ambiziosi progetti realizzati, ma anche testimone di clamorosi fallimenti. Negli anni ha cambiato forma, colore e dimensione e mi sono proprio divertita a studiarle, sperimentando tutto e il contrario di tutto (e non ho ancora finito!)
Indipendentemente dalle scelte estetiche, possiamo dividerle in due gruppi che tengono conto di due criteri fondamentali:
- La dimensione fisica (grandezza e peso)
- Lo spazio di scrittura (giornaliera, settimanale, pocket, bullet journal…)
Per quanto riguarda lo spazio di scrittura interno possiamo fare un’altra distinzione in due grandi gruppi:
- Quelle con la guida per la compilazione che ti suggeriscono cosa scrivere
- Quelle essenziali che ti richiedono un po’ di autonomia organizzativa
Fatte queste distinzioni non devi fare altro che osservare le tue giornate e chiederti quale di queste combinazioni di categoria ti renderebbe la vita meno complicata.
Il fattore tempo è sopravvalutato
Quando si parla di organizzazione il fattore tempo è sempre sopravvalutato, è la tua energia che influisce davvero. Ci avevi mai fatto caso?
Pensa a quando sei stanchissima, con una quantità di ore di sonno arretrate che hai smesso di contarle. Quanto riesci a essere produttiva, efficiente, concentrata in quei periodi? Zero.
Quando invece mantieni il giusto equilibrio tra attività e riposo, ti concedi pause e distrazioni ma quando si tratta di lavorare sai come entrare pienamente nel tuo flusso di lavoro, cosa succede? Succede che dai il meglio di te, che quello che, nella prima condizione ti richiedeva uno sforzo sovraumano, ore di lavoro e possibilità di errore a crescita esponenziale, ora, ti richiede la metà del tempo, meno fatica e difficilmente dovrai tornarci su perché hai sbagliato qualcosa.
Quindi, prima di preoccuparti di quante ore devi impiegare per fare qualcosa, concentrati su quanta energia e di quali risorse hai bisogno per fare solo ciò che per te è importante.
Ma torniamo all’agenda.
Per salvaguardare i tuoi livelli di energia devi fare in modo di stancarti, di innervosirti e di complicarti la vita il meno possibile (che tanto ci pensa da sola a incasinarti sempre un po’). Anche perché basta una ricerca su Google per trovare una fornita bibliografia scientifica che dimostra come al nostro cervello non piaccia fare fatica, preferisca la via più breve, più comoda e ben consolidata.
Vale anche per l’agenda: più ti semplifica la vita, più soddisfazione ottieni.
Scegli l’agenda in base al tuo stile di vita
Ci sono tante cose che puoi fare in questa direzione, una di queste è scegliere l’agenda in base al tuo stile di vita.
Sei sempre in viaggio? Tra auto, treni, metro, aerei? Hai bisogno di essere leggera, meglio optare per un’agenda di dimensioni ridotte.
Lavori da casa e passi la maggior parte delle ore alla scrivania? Non avrai problemi a usare le agende super-big a spirali che sembrano i registri degli alberghi.
Cosa succede però se la tua vita ti sembra un po’ sul confine tra i due casi più estremi o se pensi, come me, che ci possano essere tante sfumature che non si possono catalogare in maniera troppo semplicistica per categorie?
Puoi allenare l’arte dell’organizzazione e focalizzarti su come usi l’agenda indipendentemente da com’è fatta.
Non ci credi? Provaci!
Le 3 fondamentali buone abitudini organizzative
Il lavoro di squadra
Ricorda che è uno strumento, non una bacchetta magica.
Da sola non basta per rendere le tue giornate organizzate, ma puoi affiancarla con altri strumenti di supporto e integrazione. Per gli appuntamenti puoi annotarli sinteticamente in agenda, ma funzionano molto bene i calendari digitali dove inserisci che dalle/alle sei impegnata in quell’attività e imposti anche una notifica che te lo ricordi e puoi condividerlo con famigliari e colleghi. Un altro strumento utile come integrazione all’agenda può essere un taccuino, ma anche dei post-it, oppure una App di note. Appuntare idee, progetti, liste, pensieri anche in ordine sparso, aiuta a liberare e alleggerire la mente. In un secondo momento con la giusta attenzione potrai attingere a quegli elenchi e ordinarli in maniera programmata.
Il monitoraggio
Prenditi costantemente del tempo ogni giorno (o più volte al giorno) per controllare la tua agenda, scorri le pagine indietro e avanti, quand’è stata l’ultima volta che ti sei presa una pausa? Quante volte hai riscritto la stessa voce che continui a procrastinare? Non nascondere la testa sotto la sabbia, ma fai dell’agenda il tuo specchio e con onestà e gentilezza chiediti dove puoi migliorare. Questa abitudine farà una differenza enorme! Il monitoraggio è utilissimo anche quando senti di avere un’agenda con troppo poco spazio per scrivere perché controllandola spesso durante il giorno puoi abbreviare, essere molto sintetica senza perderti pezzi, cancellare, spostare e rivedere le annotazioni man mano che passano le ore e i giorni della settimana. Oppure, al contrario, in caso di agende molto spaziose o con una “guida assistita”, puoi prenderti il tempo che ti serve per dare ampio spazio alla fantasia e creatività o per riflettere su quello che l’agenda ti suggerisce, lasciandoti ispirare.
La priorità
A volte le agende sembrano un po’ dispersive, ci scriviamo solo del lavoro ma ci perdiamo gli impegni famigliari, oppure scriviamo tutto, anche quando fare la doccia e le fasi del ciclo mestruale, ma perdiamo il focus sugli obiettivi. Scrivere sempre la priorità assoluta quella che “cascasse il mondo questa tassativamente è da fare entro oggi”, il che non significa che il resto non è importante, ma imparerai a individuare il tuo bersaglio e valutare tutte le scelte più rapidamente e potrai intervenire in caso di imprevisti con più sicurezza.
Perché fanno la differenza
Queste semplici ma efficaci buone abitudini organizzative sono proprio la chiave di volta per ottimizzare al massimo l’uso che fai della tua agenda, qualunque sia il limite, il fastidio o la scomodità che ti riguarda.
Se, per esempio, non vuoi portare sempre la tua adorata agenda gigante, non sarai obbligata a farlo perché il solo fatto di monitorarla costantemente ti permetterà di avere tutto ben chiaro in testa, fin dall’inizio di ogni giornata e potrai tornarci su quando avrai finito tutti i tuoi giri tra appuntamenti e mezzi vari.
Devi annotare qualcosa di nuovo? Puoi registrarlo sul calendario digitale o una App di note e poi, al primo momento di monitoraggio utile, riportare tutto sulla tua agenda che fa al caso tuo proprio per le sue dimensioni, la sua struttura organizzativa e la sua guida ispirazionale per completarla al meglio.
Il sistema di annotazioni è proprio uno degli strumenti che affiancano e sostengono l’efficacia della tua agenda. Indipendentemente da quale sia la tua esigenza, potrai sfruttare un taccuino per raccogliere idee, progetti pensieri liberando la mente e riorganizzandoli secondo una pianificazione accurata in un secondo momento. Potrai salvarti appuntamenti, riunioni, impegni in pochi istanti sul tuo smartphone sicura di non dimenticare nulla magari in condivisione con colleghi e famigliari. Potresti partire da una lista lunga di tutto quello che pensi di fare in un mese e poi partire da quell’elenco per individuare la priorità, programmare gli impegni importanti, rimandare ciò che è superfluo e compilare la tua agenda non in base all’urgenza del momento ma con la giusta attenzione e consapevolezza per dare a ciascuna voce dell’elenco una collocazione spazio-temporale in agenda.
Non importa che tu abbia una minimal Moleskine, una strutturatissima Dailygreatness o le potenzialità di un Bullet Journal, la differenza la farà la consapevolezza che hai di come vivi il tuo tempo e di quanto riuscirai a consolidare le tue buone abitudini organizzative.
Tutto questo ti aiuterà, anno dopo anno, a essere sempre più consapevole di ciò di cui hai davvero bisogno e trasformare la tua agenda nella tua miglior alleata organizzativa.
E tu? Come ti trovi con l’agenda che hai scelto? La usi con costanza o la inizi e poi l’abbandoni? Ti semplifica la vita o è solo un insieme di appuntamenti che non risolvono il problema di non avere mai abbastanza tempo? Raccontacelo nei commenti, potrebbero essere in tante ad avere la tua difficoltà e possiamo trovare nuove soluzioni!
